Code of conduct

La gestiona EthicsPoint, un contratista que es un tercero independiente. El propósito de la independencia de EthicsPoint con respecto a Gases del Caribe y sus filiales es ofrecer a los grupos de interés un nivel adicional de comodidad, seguridad y confidencialidad al momento de recepcionar su consulta o denuncia.
El correo electrónico es administrado directamente por el Oficial de Cumplimiento.

Cuando conozca, le informen y esté involucrado en una situación, tenga inquietudes o un problema ético o de cumplimiento que prefiera que gestione un tercero en lugar de tratarlo directamente con su responsable o con otra persona del trabajo. La decisión de usar la Línea Ética es totalmente voluntaria. 

No. La Línea Ética se le ofrece para que pueda usarla y estar protegido. Gases del Caribe y sus filiales prohíbe estrictamente que se tomen represalias de cualquier tipo contra las personas que hayan elegido usar la Línea Ética para denunciar de buena fe problemas éticos.

Teniendo a la mano toda la información de modo, tiempo y lugar. Es decir, cómo, cuándo y dónde y que sea verificable. Si por ejemplo se trata de un contrato, tenga a mano el número, el lugar en el que ocurrió la posible falta y la fecha aproximada.

Los motivos de inquietud sobre una amenaza inmediata de daño corporal o a la propiedad no deberían ser denunciados a EthicsPoint. Si necesita ayuda en caso de emergencia, debe ponerse inmediatamente en contacto con los servicios de emergencia locales (Policía, Ambulancia, Bomberos, Defensa Civil, etc.) o si es un tema relacionado con la prestación del servicio de gas natural domiciliario marcando al teléfono 164.

Todos los informes de denuncia, dilemas o consultas, ya se realicen por teléfono o por Internet, son revisados de forma oportuna por especialistas de EthicsPoint, con la formación profesional adecuada.  Los informes se envían posteriormente al Oficial de Cumplimiento de la empresa correspondiente.

Recibido el informe, se asigna a una persona experta en el tema, quien solamente conoce de la situación para iniciar el trámite, dar respuesta y determinar si hay lugar, a una recomendación.

No. Como el portal de comunicación web de EthicsPoint expirará la sesión en caso de que no se realice ninguna actividad durante varios minutos, debe elegir un momento y un lugar en el que pueda utilizar el sistema para completar el informe de una vez.

Sí. Los informes de denuncia se envían directamente el servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible infracción de la seguridad. Solo un número muy reducido y seleccionado de personal de Gases del Caribe y sus filiales tiene acceso a estos informes. El objetivo de la Línea Ética es facilitar el flujo libre de información y ofrecer una forma segura a los empleados de expresar sus preguntas,  preocupaciones o situaciones inadecuadas.

Sí. Puede mantenerse en el anonimato. Ninguna persona de EthicsPoint o de Gases del Caribe y sus filiales realizara algún esfuerzo por identificarlo.

Si decide presentar su informe de forma anónima, se le facilitará un número de reporte y creará una contraseña, asegúrese de anotar estos datos y de guardarlos en un lugar seguro. A partir de ese momento, podrá usarlos para volver a ponerse en contacto con EthicsPoint y comprobar el estado de su reporte, proporcionar más información o responder a preguntas de seguimiento del personal que esté verificando su situación.

Cuando se le proporciona el número de reporte y la contraseña, puede hacer un seguimiento de lo informado con EthicsPoint a través de Internet o por teléfono. Si un verificador desea ponerse en contacto con usted por algo relacionado con el reporte, este podrá dejarle un mensaje o realizarle una pregunta a través del sistema con el fin de tener mayor claridad en el análisis de la situación.

La Línea Ética comenzó con la empresa Navex Global desde el 21 de febrero de 2019.

A través de la Línea Ética se reportan comportamientos inadecuados de funcionarios directos de las Empresas y que violan los principios y valores establecidos en el Código de Ética. También se reportan posibles vulneraciones a otras políticas y manuales establecidas en la organización.

Para consultar cuál es la respuesta a la denuncia, consulta o dilema realizado, debe acceder al sistema y seleccionar “Para darle seguimiento a su Reporte EthicsPoint ya existente, por favor haga clic aquí: seguimiento a un reporte EthicsPoint” utilizando el número de reporte y contraseña que obtuvo cuando informó la situación.

Sí. Utilizando la dirección electrónica o las líneas telefónicas. Sin embargo, la situación debe relacionar un comportamiento inadecuado de un funcionario directo de la Empresa involucrada para poder hacer la verificación por parte del área de Cumplimiento.

El operador de la Línea Ética, Navex Global, garantiza la confidencialidad y seguridad en su reporte. En la página usted también tendrá la opción de conservar el anonimato una vez informe la situación.

Puede presentar su denuncia de manera anónima sin necesidad de dar sus datos personales por la línea ética o la página web. Sin embargo, el detalle de la información clara y respetuosa contribuye con la gestión que se debe realizar por el área de Cumplimiento. En caso de que se requiera información adicional, usted puede brindar un correo anónimo o consultar el sistema con frecuencia.

Registre su denuncia en la línea ética de Gases del Caribe, ingresando a http://lineaeticadistribuidoras.ethicspoint.com

Es el mecanismo o acción de cualquier persona para dar a conocer, por medio de la línea ética, los hechos o conductas inadecuadas que puedan constituir violación al Código de Conducta y que requieren ser verificados.

Son dudas que se pueden suscitar en el actuar de los destinatarios del Código de Conducta sobre los principios del Código y sus lineamientos en materia de conflictos de interés, regalos, atenciones u hospitalidades, corrupción, soborno, fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, derechos humanos, responsabilidad social, uso de bienes y manejo de información, entre otros, que tienen por objeto recibir una orientación para no incurrir en actos indebidos que falten a la ética de la organización.

 Es obligación de todo jefe remitir copia del conflicto al Oficial de Cumplimiento de Gases del Caribe con la respuesta o trámite dado a dicha manifestación. Igualmente, es su deber adoptar medidas para que el conflicto no se concrete en el ejercicio de las actividades asignadas al trabajador.

Usted tiene el deber de reportar a la línea ética los hechos referidos. No hay lugar a temores, denunciar es una obligación que no genera represalias contra el denunciante. En todo caso, es pertinente tener en cuenta que no se pueden hacer denuncias con el conocimiento de que se trata de información falsa, pues se pueden vulnerar los principios de integridad y responsabilidad de este Código.

 Reporte el caso ante su jefe inmediato y presente un dilema o consulta en la línea ética. De acuerdo con lo establecido en los procedimientos internos, no se deben aceptar invitaciones extra laborales a trabajadores y familiares de personas que tengan un interés comercial con la empresa. Por tanto, debe abstenerse de aceptar la invitación y esperar a que se emita el concepto ético correspondiente.

 Debe separarse de las funciones que esté desempeñando que se relacionen con las labores que realiza su cuñado o con las actividades a cargo del contratista que lo emplea, toda vez que esta circunstancia genera conflicto de interés. Usted debe informar la situación a su superior y al Oficial de Cumplimiento de Gases del Caribe.

 Toda vez que puede materializarse un conflicto de interés, debe informar inmediatamente a su superior a fin de que sea asignado a otros procesos o proyectos en los que no vaya a tener relación con su anterior empleador o con sus amigos. Esta situación debe informarse a la Gerencia Corporativa de Asuntos Éticos y de Cumplimiento de Gases del Caribe o Gerencia de Cumplimiento que corresponda.

 Teniendo en cuenta que usted debe verificar y aprobar los reportes entregados por el empleador de las personas con quienes tiene una relación de amistad y ha sido su padrino de matrimonio, se configura un conflicto de interés, razón por la cual debe informar a su jefe inmediato dicha situación, separarse inmediatamente de las labores relacionadas con el contratista YY e informar al Oficial de Cumplimiento de Gases del Caribe.

Sí. Es su deber proteger los recursos de la Empresa, por tanto se vulnera el principio de responsabilidad con su actuar. Recuerde, es necesario, previo a realizar un pago, verificar que el contratista ha cumplido con todo lo pactado.

Sí. Faltar a la verdad y reportar información inconsistente para recibir un beneficio propio o a favor de un tercero, que además conlleva el uso indebido de los recursos, vulnera los principios de integridad y responsabilidad del Código. Adicionalmente, tenga en cuenta que alterar los registros civiles puede constituir un delito juzgado por la ley penal.

 No. El papel que provisiona Gases del Caribe es para el desempeño de su trabajo en la compañía y no para uso personal en sus hogares. Con este actuar vulnera los principios de integridad y responsabilidad.

Sí. En principio usted no puede ser el administrador de ese contrato. Los primos corresponden al cuarto grado de consanguinidad y sin importar su grado de afecto o cercanía, existe un impedimento legal para actuar. Debe reportar el asunto a su jefe inmediato y al área de cumplimiento respectiva para que analice el caso en detalle.

 Sí. Su padrastro no tiene ningún vínculo de parentesco, pero dada su relación con él, bueno o malo, puede restarle independencia y objetividad, en cuyo caso estaríamos ante un conflicto de interés. La participación en el asunto sin reportar el conflicto vulnera el principio de integridad, por ello debe dar a conocer el hecho ante su jefe inmediato para que alguno de los dos sea apartado del proceso. Igualmente, debe informar al área de cumplimiento de la empresa.

Sí. Está en conflicto porque toma decisiones sobre el contrato en el que intervienen sus parientes.

Sí. Usted debe presentar en dilema o consulta en la línea ética e informar, por escrito, a su jefe inmediato, que está en un conflicto de interés porque en el proceso asignado van a participar sus antiguos jefes y compañeros. Ahora, es necesario denunciar el hecho porque el contratista intenta tener una ventaja impropia.

No, acorde con el Código de Conducta ni los trabajadores, ni sus familiares utilizan su posición en Gases del Caribe para obtener beneficios.

No. Tenga en cuenta que el principio de integridad impone el deber de asegurar los controles internos, garantizar que los contratistas cumplan sus compromisos y verificar que toda la información que tramita para un pago sea cierta.

Si. En caso de que dos compañeros de trabajo o un trabajador de la empresa con un funcionario de una empresa contratista tengan una relación sentimental, esta deberá ser revelada al jefe inmediato, jefe recursos humanos y al oficial de cumplimiento.

Para efectos de nuestro Código de Conducta existe conflicto de interés cuando dos trabajadores de la empresa, independiente del área o lugar donde desempeñen sus funciones, estén casados o tengan una unión marital de hecho por lo que en caso que los trabajadores decidan formalizar su relación uno de ellos deberá retirarse de la empresa.

Si. Es común en nuestra cultura que durante ciertas épocas tradicionales (Navidad, Cumpleaños, Amor y Amistad, entre otros) se entreguen detalles entre colaboradores como muestra de estima y aprecio, siempre y cuando el propósito no sea afectar la independencia y objetividad del trabajador en la toma de decisiones empresariales a su cargo.

No se debe aceptar ningún regalo, invitación a comer, servicios y entretenimientos, cuyo valor equivalente en pesos colombianos sea superior a dos Salarios Mínimos Legal Mensual Vigente (SMLMV).

Los regalos, comidas, servicios y atenciones cuyo valor oscile entre 1/2 y 2 SMLMV deberán ser reportados al Oficial de Cumplimiento.

Cuando los regalos, comidas, servicios y atenciones provengan de diferentes proveedores, se deberá analizar cada uno individualmente.